Funktionsübersicht
Was kann HotelDesk?
Heute-Ansicht
Ankünfte, Abreisen, Housekeeping und überfällige Rechnungen des Tages auf einen Blick.
14-Tage-Zimmerplan
Visuelle Timeline mit allen Belegungen auf einen Blick — farbcodiert nach Status.
Reservierungen
Buchungen anlegen, bearbeiten und verwalten — inkl. Status, Frühstücksoption und Gesamtpreis.
Gästeprofile
Gästedaten mit Buchungshistorie, VIP-Markierung und farbigen Avataren.
Check-in & Check-out
Digitaler Ein- und Auschecken mit Unterschriften-Pad und direkter Rechnungserstellung.
PDF-Rechnungen
Rechnungen werden direkt auf dem Gerät generiert und können per E-Mail versendet werden.
Angebote
Sonderangebote und Pakete erstellen, mit Gültigkeitsdatum und aktivem/inaktivem Status.
Mehrsprachig
Die App läuft auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Türkisch — jederzeit änderbar in den Einstellungen.
Häufige Fragen
FAQ
Wo werden meine Daten gespeichert?
Alle Daten werden lokal auf Ihrem Gerät gespeichert (SwiftData). Nur wenn Sie unter Einstellungen → iCloud-Sync den Abgleich einschalten, werden sie zusätzlich über Apple CloudKit in Ihrem eigenen iCloud-Konto synchronisiert; ab Werk ist er aus. Es gibt keinen HotelDesk-Server und kein Konto bei uns. Rechnungsdaten werden nur bei aktivierter Signierung (TSE/RKSV) an fiskaly übermittelt, ohne Gästedaten.
Funktioniert HotelDesk ohne Internet?
Ja, die Grundfunktionen funktionieren auch ohne Internet. Online braucht HotelDesk die Verbindung nur für den iCloud-Sync (wenn eingeschaltet), für die Signierung von Rechnungen (TSE/RKSV, wenn aktiviert), für eingetragene Kalender-Feeds von Buchungsportalen und zum Versenden von E-Mails.
Auf welchen Geräten läuft die App?
HotelDesk läuft auf jedem iPhone und iPad mit iOS 17 oder neuer sowie auf Macs mit Apple-Chip. Die Oberfläche passt sich automatisch an: kompakte Tab-Navigation auf dem iPhone, ein zweispaltiges Layout mit Seitenleiste auf iPad und Mac.
Kann ich HotelDesk auf mehreren Geräten nutzen?
Ja. Schalten Sie auf jedem Gerät unter Einstellungen → iCloud-Sync „iCloud-Sync verwenden“ ein – zuerst auf dem Gerät mit Ihren Daten – und starten Sie die App neu. Vorhandene Daten werden zusammengeführt; ein weiteres Gerät mit eigenen Daten setzen Sie deshalb vorher bei ausgeschaltetem Sync zurück. Schreiben mehrere Geräte Rechnungen, schalten Sie auf jedem den Mehrgeräte-Modus mit eigener Nummernserie ein.
Können mehrere Mitarbeiter mit eigenem Zugang arbeiten?
Ja. Im Mehrbenutzer-Modus legt ein Administrator unter Einstellungen → Mitarbeiter Profile mit Rolle (Administrator, Leitung, Frontdesk, Housekeeping, Buchhaltung) und Passwort an; jede Rolle sieht nur ihre Bereiche. Arbeiten Sie allein, wählen Sie den Einzelbetrieb ohne Anmeldung. Hat der Administrator sein Passwort vergessen, hilft „Passwort vergessen?“ mit dem Notfallcode.
Kann ich Belegungen von Booking.com oder Airbnb übernehmen?
Ja. Tragen Sie beim Zimmer die iCal-Adresse aus dem Portal ein. HotelDesk übernimmt die Belegungen als Sperren im Zimmerplan, damit keine Doppelbuchung entsteht.
Wie ändere ich die Sprache der App?
Beim ersten Start wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache. Danach können Sie die Sprache jederzeit unter Mehr → Einstellungen → Sprache ändern. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch und Türkisch.
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Öffnen Sie eine Reservierung und tippen Sie auf Check-out. HotelDesk berechnet den Gesamtbetrag automatisch anhand der Nächte und des Zimmerpreises. Sie können die Rechnung als PDF speichern oder direkt per E-Mail versenden.
Ist HotelDesk GoBD-konform? Kann ich eine falsche Rechnung korrigieren?
Ja. Einmal gesperrte Rechnungen können nicht mehr nachträglich verändert werden — für eine Korrektur erstellen Sie stattdessen eine Korrekturrechnung, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist, ohne das Original zu verändern. Unter Mehr → Einstellungen → GoBD-Prüfungspaket exportieren Sie mit einem Tipp eine kombinierte Rechnungs-PDF, eine DATEV-kompatible CSV-Datei und eine SHA-256-Prüfsumme zur Integritätsprüfung — praktisch für Ihren Steuerberater oder eine Betriebsprüfung. Die zugehörige Verfahrensdokumentation können Sie direkt in der App unter Einstellungen → Verfahrensdokumentation einsehen und ausdrucken.
Kann ich Buchungen aus einer E-Mail importieren?
Ja. Fügen Sie den Text einer Buchungsbestätigung, z. B. von Booking.com oder ähnlichen Plattformen, einfach in HotelDesk ein — die Reservierungsdaten (Gast, Zeitraum, Zimmer, Preis) werden automatisch erkannt und als neue Reservierung angelegt, ganz ohne manuelle Eingabe.
Kann ich meine Hotelinformationen (Name, Adresse) hinterlegen?
Ja. Unter Mehr → Einstellungen können Sie den Hotelnamen, die Sternekategorie, die Adresse, Check-in- und Check-out-Zeiten sowie die Währung festlegen. Diese Angaben erscheinen auf den generierten Rechnungen.
Wie sichere ich meine Daten?
HotelDesk bietet unter Mehr → Einstellungen → Sicherung eine eigene Backup- und Wiederherstellungsfunktion: Sie exportieren damit alle Daten als Datei (optional AES-256-verschlüsselt mit eigenem Passwort) und können sie bei Bedarf — auch auf einem anderen Gerät — wiederherstellen. Ergänzend empfehlen wir weiterhin die reguläre iCloud-Gerätesicherung von Apple (Einstellungen → Ihr Name → iCloud → iCloud-Backup) für ein vollständiges Geräte-Backup.
Gibt es eine kostenlose Testversion?
Ja. Sie können HotelDesk nach dem ersten Start 14 Tage lang ohne Kauf nutzen. Danach wählen Sie ein Abonnement (monatlich 9,99 € oder jährlich 99 €); es verlängert sich automatisch und kann jederzeit über die App-Store-Einstellungen gekündigt werden.
Wie melde ich einen Fehler oder schlage eine Funktion vor?
Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an heinrich.beutler@googlemail.com — wir freuen uns über jede Rückmeldung und antworten so schnell wie möglich.
Noch eine Frage?
Schreiben Sie uns — wir helfen gerne weiter und melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.